Styrelsemöte Samfundet för svensk musikforskning

(hållet via Skype)

11 oktober  2019 9.00-10.00

Närvarande: Pia Bygdéus; Karin Strinnholm Lagergren; från § 6: Eva Sæther; Tobias Lund;; Elin Kanhov; Sanne Krogh Groth; Maria Schildt. Anmält förhinder: Stefan Östersjö och Joel Speerstra.

§ 1.    Ordförande förklarade mötet öppnat.

§ 2.    Dagordningen godkändes.   

§ 3.    Till justeringsperson valdes Maria Schildt.

§ 4.    Förra mötets protokoll godkändes och lades till handlingarna.

§ 5.    Flytt av material från Musikverket till Riksarkivet. Föredragande Maria Schildt. Alla dokument för flytten är nu sammanställda och nu väntar Samfundet på kontrakt från Riksarkivet för överlåtelse. Notera att Riksarkivet tar avgift för donationer (vilket detta räknas som). Hur stor avgiften blir i Samfundets fall vet vi ännu inte. Materialet består av 8 flyttlådor, frakt måste ordnas.

§ 6. Ekonomi. Föredragande Tobias Lund. Det ekonomiska läget är relativt gott med ekonomiskt utrymme att göra en satsning på exempelvis hemsidesarbete eller redaktörers arbete, vilket skedde oavlönat under 2014. Diskussionen fortsätter med nytt budgetunderlag vid nästa möte.

§ 7. Ny redovisningsekonom efter Elisabeth Kreivi. Till årsskiftet står Samfundet utan redovisningsekonom och kanslifunktion. Vem som ska hand om vilka göromål måste klargöras. Tidskriftens ekonomi handhas redan av musikvetenskapen vid Uppsala universitet. Det som måste lösas är kanslifunktionen och samfundets ekonomi. Pia Bygdéus undersöker två alternativ. Alla uppmanas till nästa möte att undersöka vid sina egna institutioner om krafter eller tips kan finnas där.

§ 8. Tidskriften. Styrelsen diskuterade olika förslag för hur vi kan se över kostnadsfördelningen mellan Samfundet och tidskriftens ekonomier. En möjlighet är att höja medlemsavgiften för att mildra effekterna av förändrad kostnadsfördelning om mer medel går till tidskriften. VR täcker hela tryckkostnaden och arvodering till redaktörernas arbete men inga andra kostnader som exempelvis hemsidesarbete eller digitalisering. Önskvärt är att uppdatering av Samfundet och Tidskriftens hemsidor samkörs för att de ska få samma utseende, funktioner, programvara. Ingen plan för att enbart ge ut tidskriften digitalt finns i nuläget. Tobias uppdrar åt Karin Johansson att inför nästa styrelsemöte lista tidskriftens behov inför uppdaterad hemsida.

§ 9. Samfundskonferensen 2020. Rapport från arbetsgruppen bestående av Eva Sæther, Tobias Lund och Sanne Krogh Groth. Konferensen sker på tre platser under tre dagar: Plats dag 1 Musikhögskolan i Malmö, dag 2 Lunds universitet, dag 3 Inter Arts Center i Malmö. Arbetsgruppen arbetar vidare med cfp.

§ 10. Hemsidan. Föredragande Elin Kanhov och Karin Strinnholm Lagergren. En offert från Lilian Ljungberg/Digital Guidance har inkommit. I samband med denna offert rekommenderas Samfundet att byta webhost och programvara från Drupal till Wordpress. Viktigt är att alla förändringar av hemsidan som vi gör ska göra den mer lättarbetad och lätt att lämna över till nya styrelseledamöter. Eftersom Samfundets hemsida bör samköras med tidskriftens nya hemsida så inväntar Samfundet information om tidskriftens behov inför samkörning av hemsidesarbetet och Samfundet arbetar i nuläget inte vidare med denna fråga. Elin Kanhov meddelar Lilian Ljungberg att Samfundet avvaktar med vidare hemsidesarbete.

§ 11. Datum för höstens resterande styrelsemöten är fredag 15 november kl. 9.00-10.00 och måndag 9 december kl. 9.00-10.00.

§ 12. Övriga frågor. Inga övriga frågor hade inkommit.

§ 13. Ordförande avslutade mötet.

Växjö den 22 oktober 2019

Protokoll fört av:

                                                          ____________________________________                                   

                                                          Karin Strinnholm Lagergren

Justeras:

                                                          ____________________________________

                                                          Maria Schildt

Ordförande:                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 ____________________________________

Pia Bygdéus