Styrelsemöte Samfundet för svensk musikforskning

(hållet via Skype)

26 april 2019

Närvarande: Pia Bygdéus, Karin Strinnholm Lagergren, Erkki Huovinen, Åsa Unander-Scharin, Joel Speerstra. Elin Kanhov, Tobias Lund, Maria Schildt från § 5. Anmält förhinder: Eva Sæther, Martin Edin.

§1. Ordföranden förklarade mötet öppnat.

§2. Dagordningen godkändes.

§3. Till justeringsperson valdes Åsa Unander-Scharin.

§4. Föregående mötesprotokoll godkändes och lades till handlingarna.

§5. Samfundskonferensen 12-14 juni 2019

Konferensprogram: Tobias Lund presenterade arbetet med programmet, vissa detaljer diskuterades. Abstract och program publiceras på hemsidan kring 15 maj.

Den klingande inledningen och ytterligare möjlighet till konsert under konferensen. Joel Speerstra rapporterade några idéer och återkommer med konkreta förslag till Pia Bygdéus inom en vecka.

Konferensmiddag: Karin Strinnholm Lagergren kontaktar Tobias Pontara för ett kostnadsförslag på 2- eller 3-rättersmeny att ta ställning till.

De som deltar i konferensen från styrelsen är: Pia Bygdéus, Erkki Huovinen, Karin Strinnholm Lagergren, Joel Speerstra, Tobias Lund. Enligt tidigare styrelsebeslut deltar styrelsemedlemmarna i konferensen på samfundets bekostnad. Karin Strinnholm Lagergren anmäler dessa till Elisabeth Kreivi.

Någon från styrelsen behöver vara närvarande vid registreringen, oklart vem denna person kommer att vara.

Hemsidan ska uppdateras med uppgifter om hur anmälan sker. I anmälan ska följande uppgifter anges: namn, adress, faktureringsuppgifter, ev. institutionstillhörighet, ev. specialkost. Liksom vid tidigare konferenser gäller en enda konferensavgift, reducerad avgift tillämpas inte. Om man inte deltar under hela konferensen får man gärna ange vilka dagar man deltar för att underlätta planering av måltider, men är inte obligatoriskt eftersom vi inte kan administrera detta på ett tillfredsställande vis.

§6. Hemsidan

Hemsidan ska uppdateras med följande information:

* enligt §5 med information om konferensen

* betalning av medlemskap till samfundet ska även meddelas via kontaktformuläret för att underlätta medlemsregisterhanteringen

* Musikvetarlistan behöver ej öppnas i eget fönster utan kan ligga som en kontaktadress direkt på hemsidan

Kan vi inom styrelsen hitta någon som gör uppdateringar av mer avancerat slag än lägga in text etc. utan att vi behöver anlita en webbyrå? Frågan bör aktualiseras i samband med det konstituerande styrelsemötet efter årsmötet.

§7. Tidskriften – digitalisering av de årgångar som ännu saknas

Idag finns luckor i digitaliseringen av årgångarna av tidskriften. Detta arbete har på grund av tidsbrist lägst prioritet i redaktionsarbetet. Externa medel bör därför sökas för att täcka luckorna i digitaliseringen. Möjliga finansiärer ska undersökas. Tobias Lund tar reda på hur många årgångar som saknas och Karin Strinnholm Lagergren sänder Tobias Lund några länkar att möjligen söka medel från.

§8. Medlemsutskick/tidskrift

Tidskriften har gått till tryck, med medlemsbrev, handlingar och kallelse till årsmöte. Denna kommer att nå medlemmarna senast 6 maj.

§ 9. Övriga frågor

Kungliga Musikaliska Akademiens (KMA) 250-årsjubileum 2021

Pia Bygdéus rapporterade om sitt möte med på KMA den 2 april. Vid detta möte diskuterades en samordning av samfundskonferensen 2021 och KMA:s 250-årsjubileum. Pia Bygdéus rapporterade flera idéer vilka diskuterades och tas upp på ett särskilt styrelsesammanträde i höst.

Samfundets arkiv

Musikverket har ställt en fråga till Samfundet om att samla samfundets arkivmaterial på ett ställe. Idag finns material både på Riksarkivet och hos Musikverket. Pia Bygdéus går vidare med fråga till Musikverket om hur arkivmaterialet ska tillgängliggöras, eftersom tillgänglighetsaspekten väger tyngst vid avgörandet om vid vilket arkiv det bör förvaras. Styrelsen ansåg att Musikverket verkar lämpligast men det beror på hur tillgängligheten kommer att ske.

Skattmästare

I nuläget har Samfundet ingen skattmästare vilket inte är i enlighet med stadgarna. Skattmästare måste därför utses i kommande styrelse vid det konstituerande styrelsemöte alternativt ske en stadgeändring. Styrelsen ansåg att det sistnämnda inte är ett lämpligt alternativ. 

Protokoll på Samfundets hemsida

Frågan om protokollen ska fortsätta att finnas fritt tillgängliga på hemsidan lyftes. Det är få föreningar som har sina protokoll helt fritt tillgängliga. Ett alternativ är att göra dem tillgängliga enbart för medlemmarna via ett medlemsinlogg. Frågan tas upp på årsmötet.

Nästa styrelsemöte äger rum 20 maj 2019 kl. 9.00-10.00.

§ 9. Ordföranden avslutade mötet.

Växjö 1 maj 2019

Protokoll fört av:

                                    ____________________________________                                    

                                    Karin Strinnholm Lagergren

Justeras:

                                    ____________________________________

                                    Åsa Unander-Scharin

Ordförande:                                                                                                                                                                                                                                                                       ____________________________________

                                    Pia Bygdéus